Jak zbudować zapytania do obiektu, gdy przygotowujemy event?

Podstawę każdego dobrze zrealizowanego eventu stanowi prawidłowo przygotowany brief. Planowanie wydarzenia to bardzo złożony proces, a spisanie chociażby podstawowych założeń jest w tym przypadku kluczowe, bo od tego zależy dalsza realizacja eventu. Każdy pracownik agencji eventowej ceni sobie, gdy od klienta otrzymuje precyzyjnie i rzetelnie przygotowany dokument.

2017-06-02 14:38:16

To właśnie od umiejętnego przekazania oczekiwań zależy m.in trafny dobór scenariusza eventu czy lokalizacji, a w ostateczności sukces albo porażka danego wydarzenia. I tak jak agencje eventowe oczekują od klientów przygotowania zwięzłych, lecz merytorycznych i konkretnych briefów, określających m.in. cel wydarzenia, grupę docelową czy zakładane efekty, tak i podwykonawcy, w tym m.in. hotelarze i przedstawiciele obiektów eventowych, chwalą sobie zapytania precyzyjnie przygotowane i zawierające najważniejsze informacje niezbędne do przygotowania właściwej oferty.

Niestety, tak jak na skrzynkę agencji eventowych trafia szereg zapytań bez określenia podstawowych elementów, tak i skrzynki mailowe przedstawicieli obiektów są zapychane wiadomościami niezawierającymi żadnych szczegółowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia. Te, nazwijmy przypadkowe, zapytania najczęściej wyglądają tak: „Dzień dobry, organizuję event i poszukuje obiektu, który pomieści 350 osób. Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12:00”(wysłane o godz. 16:00). Zapytanie to jak widać nie zawiera żadnych informacji poza liczbą osób. Przedstawiciel obiektu oczywiście może dokonać pewnych założeń, bazując na doświadczeniu, niemniej jednak sprecyzowane i dobrze rozpisane zapytanie na pewno zaoszczędziłoby czas obu stronom, ale przede wszystkim nie doprowadziłoby do przygotowania niedopasowanej do oczekiwań oferty, które w zapytaniu co prawda nie zostały sprecyzowane, co nie oznacza jednak, że ich nie ma. Rzecz jasna pracownik obiektu po otrzymaniu tego typu zapytania może chwycić za telefon i dopytać o szczegóły, które pozwolą mu przygotować odpowiednią ofertę, niemniej warto już na wstępie, w pierwszym kontakcie mailowym, zawrzeć chociażby podstawowe 10 informacji niezbędnych zwłaszcza dla hotelarzy w celu przygotowania sprecyzowanej oferty, ale idokonania precyzyjnej rezerwacji w systemie.

1. Termin eventu

Konkretna data planowanego wydarzenia to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji w systemie Jeżeli w zapytaniu nie możemy jeszcze określić dokładnego dnia i miesiąca planowanego wydarzenia, warto, aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone, np. dzień tygodnia i miesiąc. Pozwoli to przedstawicielowi obiektu na sprawdzenie dostępności, zaproponowanie wolnych terminów oraz rezerwację najbardziej odpowiedniej dla klienta daty. Może zdarzyć się też tak, że wybrany przez nas termin jest już niedostępny w wybranym przez nas obiekcie, wówczas jego pracownicy mogą zaproponować inny wolny w bliskim sąsiedztwie wybranej przez nas daty. Jeżeli będziemy skłonni do zmiany terminu obiekt często zaoferuje w zamian dodatkowe korzyści.

2. Liczba osób na evencie

To kolejna ważna informacja, niezbędna chociażby do rozplanowanie gości w obiekcie, sprawdzenia dostępności pokoi czy możliwości odpowiedniego usadzenie gości w salach konferencyjnych. Oczywiście w większości przypadków zakładany jest tzw. margines błędu (+/- 10%), ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja konieczna do dokonania rezerwacji.

3. Dla kogo organizowany jest event? (w przypadku, gdy zapytanie składa agencja)

Dla przedstawiciela obiektu to ważna informacja m.in. ze względu na weryfikację pozostałych dokonanych już w obiekcie rezerwacji. Wielokrotnie ma miejsce tzw. dublowanie rezerwacji, co ma miejsce wtedy, gdy kilka agencji briefuje tę samą lokalizację dla tego samego klienta. W takiej sytuacji niezbędna jest chociażby informacja dotycząca branży, jaką reprezentuje klient, gdyż w ten sposób nie ma możliwości m.in. odmowy dostępności terminu. Dodatkowo informowanie, dla kogo planuje się wydarzenie, jest istotne z jeszcze jednego powodu. Jeśli obiekt zna nazwę firmy lub chociażby branżę, którą reprezentuje, będzie on mógł zweryfikować, czy w obiekcie nie ma już dokonanej rezerwacji np. jej konkurencja. Historia zna niestety przypadki, gdy na sali obok prowadzone było szkolenie dla konkurencyjnej firmy z branży, a wszystko to właśnie przez zatajenie na etapie rezerwacji tej właśnie informacji. O nieprzyjemnościach, jakie wywołać może taka sytuacja, lepiej nie pisać.

4. Liczba potrzebnych pokoi

To kolejna informacja potrzebna do dokonania rezerwacji. Wstępne założenia dotyczące podziałów ilościowych z rozgraniczeniem na pokoje typu SGL, DBL czy TWIN lub ewentualnie procentowe rozdzielenie (np. 20% SGL, 80% TWIN). W tym punkcie przydatne są również informacje o tzw. eventowych VIP-ach, czyli o prezesie, dyrektorze/ach, gościach specjalnych, i podanie ich liczby, gdyż najczęściej osoby te otrzymują pokoje o podwyższonym standardzie, których w obiektach jest ograniczona liczba.

5. Liczba i wielkość sal konferencyjnych

Sale konferencyjne to często serce eventu, dlatego tak ważne jest określenie ich liczby i wielkości. W zapytaniu warto również wymienić niezbędny sprzęt, jaki powinien się w niej znaleźć, np. rzutnik, flipchart, ekran (w niektórych obiektach za tego typu usługi należy uiścić dodatkową opłatę), czy rodzaj ustawienia sali, np. teatralne, klasowe, kabaretowe, podkowa itp., lub informację, że sala ma być pusta, bo planowane jest wstawienie do niej sprzętu czy mebli od zewnętrznej firmy itp. Jeżeli event wymaga, aby w trakcie dnia sale zostały podzielone na mniejsze, warto i taką informację przedstawić w zapytaniu. Wielokrotnie klienci mają też specjalne wymagania dotyczące rodzaju zaciemnienia sali, braku w niej kolumn lub minimalnej wysokości. Im więcej tego typu informacji już na etapie wstępnym, tym lepiej przedstawiciel obiektu dobierze nam przestrzeń przeznaczoną na nasz event.

6. Wielkość sali bankietowej oraz jej ustawienie 

Wielokrotnie jest tak, że równolegle do odbywanej konferencji toczyć się muszą przygotowania do wieczornej gali czy bankietu, poprzedzone próbami technicznymi i artystycznymi. Wówczas niezbędne jest dokonanie rezerwacji oddzielnej sali, która będzie przeznaczona tylko na ten cel. To ważne, aby w zapytaniu sprecyzować, czy potrzebujemy takiej sali, oraz uwzględnić rodzaj ustawienia stołów czy wielkość sceny i parkietu, jakie powinny się w niej znaleźć.

7. Czas zajęcia sal konferencyjnych i bankietowych uwzględniający montaże i demontaże

To ogromnie ważne, gdyż bardzo często, zwłaszcza w szczycie sezonu, jest tak, że przed bankietem w sali odbywa się np. inna konferencja, innego klienta. Ustalenie takich szczegółów w końcowej fazie planowania eventu może doprowadzić do wielu niepotrzebnych nerwów. Warto już na etapie planowania założyć odpowiednie ramy czasowe i podać je w zapytaniu w celu dokonania prawidłowej rezerwacji.

8. Wstępna agenda

Czyli harmonogram uwzględniający m.in. planowaną godzinę rozpoczęcia eventu czy ramy czasowe z podziałem na część konferencyjną, gastronomiczną oraz bankietową. To bardzo porządkuje event, a osobie odpowiedzialnej za tę rezerwacje ze strony obiektu naświetla przebieg i pozwala wyobrazić sobie całe wydarzenie, dzięki czemu może zaproponować najlepsze dla klienta rozwiązanie i np. dokonać rezerwacji sal w bliskim sąsiedztwie.

9. Świadczenia gastronomiczne

A zatem liczba przerw kawowych, rodzaje lunchu i kolacji (serwowane, bufetowe). Ważne do planowania realizacji w obiekcie, ale i do ewentualnych negocjacji. Jest wiele obiektów, które np. nie wynajmują sal konferencyjnych bez zamówienia świadczeń gastronomicznych, jak chociażby podstawowa przerwa kawowa.

10. Budżet

Budżet to kluczowa informacja w zapytaniu. Porządkuje całość, pokazuje możliwości, wskazuje, co robić, gdzie ewentualnie szukać oszczędności, a gdzie można zaproponować rozwiązania wyższej jakości. Ukierunkowuje, jaki zamysł i cel na event ma zleceniodawca. Określa jego charakter. Często w zapytaniu nie podaje się wielkości budżetu m.in. z obawy, że obiekt wykorzysta go do maksimum albo, co gorsza, „napompuje” ceny. To błędne myślenie. Mądry obiekt chce być partnerem dla branży i nie pozwoli sobie na nieetyczne działanie. Gdyby tak zrobił, byłoby to działanie bardzo krótkofalowe, czego każdy doświadczony przedstawiciel obiektu jest świadomy.

Rzecz jasna elementy, jakie mogłyby się jeszcze znaleźć w zapytaniu ofertowym, można by mnożyć i mnożyć. Im więcej szczegółów, tym lepiej, chociaż oczywiście wszystko ma swoje granice, a rozpisywanie np. menu z dokładnością co do każdego grama czy mililitra na osobę uważam za przesadę. Niemniej jednak szczegółowo rozpisane zapytanie to klucz do otrzymania właściwej oferty oraz w konsekwencji bezpieczeństwo wydarzenia i tego, że już na etapie planowania mamy wszystko pod kontrolą.

ZNAJDŹ NAS: