Bezpieczeństwo na eventach – kluczowe procedury i wymogi prawne

Organizacja eventu to nie tylko dbałość o wrażenia uczestników, ale przede wszystkim zapewnienie im bezpieczeństwa. Każdy organizator ma obowiązek stosować się do określonych przepisów oraz wdrażać procedury, które minimalizują ryzyko wypadków. Przygotowanie odpowiedniego planu ochrony, współpraca z odpowiednimi służbami i znajomość kluczowych wymogów prawnych to fundament dobrze zabezpieczonego wydarzenia. W tym artykule omówimy najważniejsze kroki, które pomogą ci zadbać o bezpieczeństwo na organizowanych eventach.

Kluczowe zasady bezpieczeństwa podczas eventów

Ocena ryzyka i planowanie zabezpieczeń

Przed przystąpieniem do organizacji wydarzenia konieczne jest przeprowadzenie oceny ryzyka. To proces, który pozwala przewidzieć potencjalne zagrożenia i odpowiednio na nie zareagować. Uwzględnić należy czynniki takie jak:

• liczba uczestników,
• charakter wydarzenia (koncert, konferencja, impreza plenerowa),
• lokalizacja i jej specyfika,
• warunki pogodowe (w przypadku eventów na świeżym powietrzu).

Na podstawie oceny ryzyka należy opracować plan zabezpieczenia eventu, który będzie obejmował m.in. rozmieszczenie służb ochrony, oznakowanie wyjść ewakuacyjnych i sposoby reagowania w sytuacjach zagrożenia.

Współpraca z odpowiednimi służbami

W zależności od skali eventu konieczna jest współpraca z różnymi służbami:

• Ochotnicza lub zawodowa straż pożarna – konsultacja w zakresie zabezpieczeń przeciwpożarowych,
• Policja i straż miejska – wsparcie w zakresie kontroli porządku publicznego,
• Pogotowie ratunkowe – zabezpieczenie medyczne na miejscu,
• Służby ochrony – kontrola dostępu, ochrona uczestników, pilnowanie przestrzegania regulaminu wydarzenia.

Niezbędne jest wcześniejsze zgłoszenie wydarzenia do odpowiednich instytucji i uzyskanie zgody na jego organizację, jeśli jest to wymagane przepisami.

Ochrona przeciwpożarowa na eventach

Jednym z kluczowych aspektów bezpieczeństwa jest zabezpieczenie przeciwpożarowe. W obiektach zamkniętych oraz na terenach imprez plenerowych obowiązują różne wymogi, do których należy się dostosować.

Do podstawowych zasad ochrony przeciwpożarowej podczas eventów należą:

• wyznaczenie i prawidłowe oznakowanie dróg ewakuacyjnych,
• zapewnienie odpowiedniej liczby gaśnic,
• opracowanie i rozdysponowanie wśród personelu instrukcji przeciwpożarowych,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za koordynację ewakuacji w razie pożaru.

Przed rozpoczęciem wydarzenia warto przeprowadzić testowy alarm, aby upewnić się, że wszystkie procedury działają zgodnie z planem.

Wymogi prawne dotyczące bezpieczeństwa imprez

Zgłoszenie imprezy masowej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli wydarzenie ma charakter imprezy masowej, organizator zobowiązany jest do zgłoszenia go do odpowiednich organów najpóźniej 30 dni przed terminem. Dotyczy to eventów, na których liczba uczestników przekracza:

• 1000 osób – dla imprez plenerowych,
• 300 osób – dla wydarzeń odbywających się w obiektach zamkniętych.

W zgłoszeniu należy uwzględnić m.in. plan zabezpieczenia, szacowaną liczbę uczestników oraz dane kontaktowe organizatora i zabezpieczających event służb.

Obowiązek ubezpieczenia uczestników

W przypadku dużych wydarzeń organizator ma obowiązek zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków dla uczestników imprezy. Warto również rozważyć wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC organizatora, aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami.

Normy dotyczące konstrukcji scenicznych i trybun

Jeżeli event obejmuje montaż sceny, trybun lub konstrukcji tymczasowych, konieczne jest spełnienie określonych wymogów budowlanych. Konstrukcje muszą posiadać:

• certyfikaty bezpieczeństwa,
• odpowiednie atesty na materiały,
• zabezpieczenia przed warunkami atmosferycznymi.

Przed oddaniem konstrukcji do użytku musi ona przejść inspekcję techniczną.

Jak zadbać o komfort i bezpieczeństwo uczestników?

Odpowiednia kontrola tłumu

Bezpieczeństwo eventu zależy w dużej mierze od organizacji ruchu uczestników i stosowania zasad kontroli tłumu. Ważne jest, aby:

• unikać wąskich przejść i miejsc mogących prowadzić do nadmiernego zatłoczenia,
• oznakować najważniejsze punkty, takie jak toalety, punkty medyczne czy wyjścia ewakuacyjne,
• zapewnić wystarczającą liczbę służb porządkowych, które będą monitorować ruch podczas eventu.

W przypadku dużych festiwali czy koncertów konieczne jest stosowanie barier rozdzielających tłum na mniejsze sekcje, co zwiększa kontrolę nad przepływem uczestników.

Dostępność punktów medycznych

Każdy event powinien być zabezpieczony pod kątem medycznym. Minimalnym wymogiem jest obecność przeszkolonego ratownika, ale przy większych wydarzeniach warto zapewnić punkt medyczny wyposażony w podstawowy sprzęt ratunkowy.

Punkty medyczne powinny być dobrze oznakowane i łatwo dostępne, aby w sytuacji nagłego zasłabnięcia czy wypadku uczestnicy mogli szybko uzyskać pomoc.

System komunikacji kryzysowej

W przypadku sytuacji awaryjnych kluczowe jest posiadanie sprawnie działającego systemu komunikacji. Organizatorzy powinni zapewnić:

• nagłośnienie umożliwiające przekazywanie ogłoszeń,
• krótkofalówki dla personelu odpowiedzialnego za bezpieczeństwo,
• plan awaryjnego ogłoszenia ewakuacji w razie zagrożenia.

Dobrze zaplanowany system komunikacji kryzysowej może zdecydowanie usprawnić zarządzanie sytuacją awaryjną i minimalizować chaos.

Zapewnienie bezpieczeństwa na eventach wymaga skrupulatnego planowania i przestrzegania wymogów prawnych. Kluczowe elementy, na które każdy organizator musi zwrócić uwagę, to ocena ryzyka, ścisła współpraca ze służbami porządkowymi, właściwa ochrona przeciwpożarowa i odpowiednie procedury ewakuacyjne. Wdrożenie skutecznych działań prewencyjnych oraz sprawna komunikacja w sytuacjach kryzysowych to fundament zapewnienia uczestnikom wydarzenia pełnego bezpieczeństwa.