Co zrobić, gdy event się nie sprzedaje? Plan B dla organizatorów

Każdy organizator eventu marzy o wyprzedaniu wszystkich biletów, pełnej sali i zachwyconych uczestnikach. Co jednak zrobić, gdy sprzedaż stoi w miejscu, a zbliżający się termin wydarzenia zaczyna budzić niepokój? Zamiast panikować, warto wdrożyć skuteczny Plan B. W tym artykule podpowiem, jakie kroki podjąć, gdy Twój event nie osiąga oczekiwanej sprzedaży.

Sprawdź, co poszło nie tak

Jeśli bilety na Twój event się nie sprzedają, warto zacząć od analizy sytuacji. Pytanie „dlaczego” powinno być pierwszym krokiem do znalezienia skutecznego rozwiązania.

Czy komunikat marketingowy jest klarowny?

Często problemem nie jest sama jakość wydarzenia, a sposób jego komunikacji. Zadaj sobie pytania:

• Czy jasno określiłeś grupę docelową?
• Czy Twoje materiały promocyjne wyraźnie pokazują wartość eventu?
• Czy przekaz trafia w potrzeby i oczekiwania potencjalnych uczestników?

Jeśli potencjalni kupujący nie rozumieją, dlaczego warto kupić bilet, mogą po prostu przejść obok Twojej oferty obojętnie.

Czy cena jest adekwatna?

Cena biletów to jeden z kluczowych czynników wpływających na decyzję o uczestnictwie. Porównaj ją z podobnymi wydarzeniami w branży. Być może jest zbyt wysoka w stosunku do oferowanej wartości lub, paradoksalnie, podejrzenie niska, co może budzić wątpliwości co do jakości wydarzenia.

Czy termin wydarzenia jest odpowiedni?

Data eventu również ma znaczenie. Jeśli organizujesz wydarzenie w okresie wakacyjnym lub koliduje ono z innymi znanymi branżowymi eventami, może to wpłynąć na niską sprzedaż.

Dopasuj strategię marketingową

Gdy już zidentyfikujesz potencjalne problemy, warto wdrożyć bardziej intensywne działania marketingowe.

Wykorzystaj social media w pełni

Czasami problemem nie jest brak zainteresowania, a zbyt mała widoczność wydarzenia. Warto:

• Uruchomić kampanie reklamowe na Facebooku, Instagramie czy LinkedIn, dopasowane do grupy docelowej.
• Angażować społeczność poprzez live’y, relacje i posty pokazujące kulisy przygotowań.
• Współpracować z mikroinfluencerami, którzy mogą pomóc w rozprzestrzenieniu informacji o wydarzeniu.

Skorzystaj z e-mail marketingu

Niedoceniany, a niezwykle skuteczny kanał promocji eventów to e-mail marketing. Jeśli zbierasz kontakty do potencjalnych uczestników, wysyłaj im spersonalizowane wiadomości z przypomnieniem o wydarzeniu, korzyściami płynącymi z uczestnictwa i ewentualnym kodem rabatowym.

Popraw stronę sprzedażową

Landing page eventu powinien być intuicyjny i czytelny. Upewnij się, że:

• Informacje kluczowe (data, miejsce, cena, agenda) są dobrze widoczne.
• Call-to-action (np. „Kup bilet”) jest wyraźny i przekonujący.
• Strona ładuje się szybko i działa poprawnie na urządzeniach mobilnych.

Wprowadź promocje i oferty specjalne

Gdy event się nie sprzedaje, czasem wystarczy odpowiednia zachęta, by przekonać potencjalnych uczestników do zakupu biletów.

Stwórz limitowane kody rabatowe

Rabaty i specjalne ceny działają świetnie jako impuls do natychmiastowego zakupu. Możesz zaoferować:

• Zniżkę dla pierwszych 50 nowych kupujących.
• Ofertę „kup jeden bilet, drugi otrzymasz 50% taniej”.
• Promocję dla grup – np. przy zakupie 4 biletów jeden gratis.

Dodaj bonusy dla uczestników

Czasami zamiast obniżki lepiej jest dodać wartość. Możesz zaoferować:

• Darmowy dostęp do dodatkowych materiałów (np. nagrań z prelekcji).
• Spotkanie VIP z prelegentami dla pierwszych kupujących.
• Upominki dla uczestników, które zwiększą atrakcyjność wydarzenia.

Rozważ zmianę modelu płatności

Niektórzy potencjalni uczestnicy mogą nie decydować się na zakup biletu, bo jednorazowy wydatek jest dla nich zbyt duży. Jeśli masz taką możliwość, wprowadź:

• System płatności ratalnych.
• Możliwość rezerwacji biletu z zaliczką, a reszta kwoty do zapłaty później.
• Opcję zakupu biletów na fakturę dla firm, co ułatwi przedsiębiorcom zapisanie się na event.

Zmień format wydarzenia

Jeśli widzisz, że problem leży w samej formule eventu, warto rozważyć pewne modyfikacje.

Hybrydowy model uczestnictwa

Jeśli problemem jest brak dostępności geograficznej lub wysoka cena dojazdu, rozważ uruchomienie transmisji online. Możesz sprzedawać dostęp do nagrań, które uczestnicy będą mogli obejrzeć po wydarzeniu.

Skrócenie lub wydłużenie wydarzenia

Być może event jest zbyt długi lub mało atrakcyjny w swojej obecnej formie. Jeśli istnieje taka możliwość, skrócenie i skoncentrowanie programu może zachęcić do uczestnictwa tych, którzy obawiali się zbyt dużej inwestycji czasowej.

Współpracuj z partnerami

Nie każdy organizator ma wystarczające zasięgi, by samodzielnie skutecznie promować event. Możesz nawiązać współpracę z:

• Branżowymi portalami w celu publikacji artykułów promujących wydarzenie.
• Influencerami, którzy mogą zachęcić swoją społeczność do wzięcia udziału.
• Firmami i organizacjami, które mogą wykupić bilety dla swoich pracowników.

Pozwól uczestnikom promować wydarzenie

Czasami najlepszy marketing to rekomendacje od uczestników. Umożliw im to poprzez:

• Program poleceń, w którym kupujący bilet mogą otrzymać zniżkę za zaproszenie znajomych.
• Udostępnianie grafik i postów, które łatwo można publikować w social mediach.

Nie panikuj – działaj!

Niska sprzedaż biletów nie musi oznaczać katastrofy. Najważniejsze to szybko zdiagnozować problem i wdrożyć skuteczne działania naprawcze. Przy odpowiedniej strategii i elastycznym podejściu nawet event, który początkowo miał trudności ze sprzedażą, może stać się sukcesem. Trzymaj rękę na pulsie, testuj różne rozwiązania i nie bój się modyfikować swojego planu – to klucz do skutecznej organizacji wydarzeń.