Event manager to chyba jeden z trudniejszych zawodów, a na pewno jeden z bardziej angażujących i wymagających. Amerykański serwis pracy CareerCast co roku publikuje ranking 10 najbardziej stresujących zawodów świata. Ranking powstaje w oparciu o badanie 11 czynników, które potencjalnie mogą denerwować w pracy, czyli: terminy, ryzyko, odpowiedzialność za drugiego człowieka, możliwość awansu, warunki środowiskowe, ocena publiczna, kondycja fizyczna, zagrożenie życia lub zdrowia, wystąpienia publiczne, konkurencja czy podróże służbowe. Pierwsze 4 pozycje to stanowiska mundurowe, jak policjant (miejsce 4.), pilot (3. pozycja), strażak (2. lokata) i zawodowy żołnierz (zamiennie podawany jest również generał) (miejsce 1.). Pierwszą piątkę zamyka nie nikt inny jak event manager, który od lat plasuje się wysoko w przygotowanym rankingu. Stres, wielozadaniowość, nienormowany czas pracy oraz ciągła gonitwa terminów i presja spięcia budżetu to czynniki, które zdecydowanie nie ułatwiają wykonywania swoich zadań.
Na co narzeka branża? Oto kilka przykładów, na które warto zwrócić uwagę, by przy następnej planowanej realizacji być może ich uniknąć. Oto lista najbardziej popularnych grzechów event managerów zebranych z rozmów z licznymi dostawcami usług i produktów dla branży eventowej na przestrzeni kilku ostatnich lat.
- Brak informacji, do ilu firm wysłane jest zapytanie
Z pewnością niejeden event manager właśnie parska śmiechem i krzyczy: Mam informować, że wysyłam zapytanie do np. 5 obiektów? Tak, wystarczy w rozmowie z przedstawicielem zaznaczyć, że zapytanie zostało wysłane do kilku podmiotów a kryterium głównym w podjęciu decyzji o wyborze danej firmy do współpracy jest np. jakość, cena, elastyczność, możliwość zastosowania nietypowych rozwiązań lub np. wcześniejszy darmowy montaż itp. Cokolwiek, ważne aby dostawca miał informację, na czym stoi, i jak ma podejść do danego zapytania. Dokładnie tak samo przedstawiciele agencji eventowych chcą być traktowani przez klientów, czyli zleceniodawców, aby nie wysyłali zapytań do więcej niż 3, góra 5, podmiotów i jasno określili warunki przetargowe. Warto, aby ta zasada obowiązywała w całej branży.
- Nieinformowanie, kto jest klientem
Najczęstsze obawy przed podaniem nazwy klienta wynikają z tego, że dostawca obejdzie agencję eventową i event managera oraz bezpośrednio skontaktuje się z klientem w celu podjęcia realizacji. Tak, tego typu przypadki pojawiły się na naszym rynku, ale szybko zostały zbite w zarodku, a działania te ostatecznie nie opłaciły się dostawcy, który podjął się tego typu działania. Event managerowie wciąż jednak obawiają się tego typu sytuacji i zasłaniają się klauzulą poufności. Informowanie dla kogo organizowany jest dany eventjest kluczowe dla dostawców z dwóch względów. Po pierwsze, zapytanie może trafić do kilku agencji eventowych i np. każda z nich będzie szukała lokalizacji na dane wydarzenie. Może się tak zdarzyć, że do jednego dostawcy, np. firmy oświetleniowej, trafi ten sam event w zapytaniu, ale z propozycją realizacji od 4 agencji. Jeżeli żaden z nich nie poda nazwy klienta lub chociażby branży, z której się wywodzi, firma oświetleniowa będzie przekonana, że robi ofertę na 4 różne eventy, gdyż specyfikacje będą różne, mnożąc w ten sposób liczbę potencjalnych wydarzeń w swoim systemie i np. oferując zupełnie inny sprzęt każdej z firm. W dużych firmach zapytanie może trafić do różnych osób realizujących usługę. Gdyby znana była nazwa klienta, wówczas wszystkie zapytania trafiłyby do jednego opiekuna i były traktowane równorzędnie. Jest i drugi powód, dla którego warto podawać nazwę klienta np. obiektom, w których mamy zorganizować wydarzenie – obecność ewentualnej konkurencji i równorzędny event. W branży głośny jest przypadek gdy na foyer podczas przerwy kawowej spotkały się dwie deweloperskie firmy – obie przeprowadzały szkolenie dla swoich kluczowych sprzedawców, którzy w trakcie przerwy kawowej mieli przekonać jak najwięcej osób do skorzystania z ich oferty. Efekt szkolenia, jak można się domyślić, nie był zadowalający, a prezesi obu firm mieli duże pretensje, że nie sprawdzono, że w tym samym czasie na terenie obiektu konkurencja przeprowadza bliźniaczy event.
- Śrubowanie cen i argument „klient nie ma budżetu”
To częsta bolączka, aczkolwiek wiele osób uważa, że powyższe zdanie stało się już tylko frazesem i próbą uzyskania jak największego rabatu. Oczywiście budżet nie jest z gumy, a umiejętne jego planowanie to prawdziwa sztuka. Niemniej jednak warto brać siły na zamiary i dostosowywać ofertę do budżetu. Jeżeli klient nie ma budżetu na zastosowanie rozwiązań, o jakich marzy, wówczas musi się pogodzić z faktem, że otrzyma produkt adekwatny do środków finansowych, które może na niego przeznaczyć.
- Lakoniczne zapytanie, bez szczegółów
Każdy event manager szanuje klientów, którzy przygotowują szczegółowe briefy. Tymczasem zdarza się, że event managerowie sami wysyłają zapytania pozbawione jakichkolwiek specyfikacji i danych technicznych i wygląda np. tak: „Proszę o wycenę hali namiotowej dla 200 osób. Termin maj 2018. Lokalizacja Warszawa”. Niby informacje podstawowe są, ale brak w zapytaniu jest chociażby informacji o rodzaju hali namiotowej, wielkości, jaką event manager preferuje, i o tym, czy hala namiotowa powinna mieć podłogę czy nie. Ważną informacją jest również, czy podana liczba osób, jaka ma znaleźć się w hali, ma być usadzona w układzie teatralnym czy bankietowym. Zawarcie tych wszystkich informacji w zapytaniu świadczy o wysokim profesjonalizmie składającego zapytanie oraz jednocześnie nadaje kierunek do przygotowania spersonalizowanej oferty, która będzie dostosowana do konkretnych wymogów.
- Płatności
To największy z grzechów, jaki popełniają niektóre agencje eventowe, czyli opóźnione płatności za realizację usług. Oczywiście w całej sytuacji nie pomagają główni zleceniodawcy, rozciągając terminy ostatecznej zapłaty czasem nawet do 120 dni. Często agencje eventowe są kredytującymi wydarzenia, co nie jest poprawnym rynkowym rozwiązaniem. Na zachodzie zaliczki wypłacane są terminowo, a zdarza się, że płatność za realizację przed eventem wynosi nawet 80%. W Polsce sytuacja wygląda zupełnie inaczej. W pierwszej fazie rozmów akceptowany jest 14-dniowy termin płatności, który następnie zdarza się, że nie jest dotrzymywany i wydłużany w nieskończoność. Lista niepłacących stale rośnie, a spraw w sądach przybywa. Takie działania doprowadzą niebawem do sytuacji, że za zakup danej usługi eventowej będzie trzeba, tak jak np. w przypadku wyjazdu zagranicznego, wycieczki, biletu lotniczego czy noclegu w hotelu, po prostu zapłacić 100% przed realizacją, a nie po niej.
Przedstawionych 5 grzechów organizatorów wydarzeń to te, które w rozmowach bezpośrednich i kuluarowych z branżą pojawiają się najczęściej. Nie jest jednak źle. Z roku na rok możemy zaobserwować poprawę jakości branży eventowej, większe partnerstwo i dobrą współpracę. Warto pamiętać o wzajemnym partnerstwie i szacunku oraz fundamentalnych zasadach współpracy, bo wszystkim przecież zależy na spektakularnych realizacjach.
Artykuł pochodzi z majowo-czerwcowego wydania Event Management Polska. Podoba Ci się? Chciałbyś zdobywać wiedzę razem z nami? Zobacz i wybierz dla siebie najkorzystniejszą opcję prenumeraty magazynu: https://bit.ly/2uQ44tK