Przeprowadzanie badań zachowań klientów umożliwia poznanie procesów, którymi kierują się, wybierając dany produkt bądź usługę. Zrozumienie ich procesów decyzyjnych i potrzeb pozwala natomiast wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom. Dzieje się tak, ponieważ żyjemy w erze dynamicznych zmian, zachodzących w niemal każdym obszarze rynku. Nie warto poprzestawać więc na posiadanej wiedzy – ona szybko może się zdezaktualizować – trzeba sprawdzać, pytać, obserwować i wyciągać trafne wnioski.
XXI w. jest wiekiem mobilności. Odbywamy wiele podróży, w celach prywatnych i biznesowych. Jednym z kluczowych czynników łączących turystykę i biznes są usługi świadczone przez profesjonalne centra konferencyjne z zapleczem hotelowym. Zarówno turyści indywidualni, jak i goście biznesowi korzystają z takich ofert. Działania i decyzje podejmowane przez obydwie grupy warunkują budżet, rodzaj uprawianej turystyki oraz przyzwyczajenia i oczekiwania samych uczestników. Bogata oferta usług noclegowych sprawia, że i turyści indywidualni, i uczestnicy konferencji mają możliwości wybrania obiektu, który zaspokaja ich potrzeby w możliwie najlepszym stopniu.
Rozpoczęcie badań rynku konferencyjnego
W 2016 r. rozpoczęto cykl poświęcony ogólnopolskim badaniom o tematyce rynku usług biznesowo-konferencyjnych dla firm i przedsiębiorstw w Polsce. Zrealizowania cyklicznego projektu podjął się hotel Narvil Conference & Spa i ma on na celu stałe badanie i analizę zmian zachodzących w tym segmencie na rynku. Projekt badawczy realizowany jest każdorazowo przez niezależną firmę badawczą i poświęcony tematom biznesowych spotkań konferencyjnych. Premiera I edycji badań odbyła się w maju 2016 r., natomiast na początku jesieni 2017 r. zaprezentowano kolejny raport dotyczący rynku usług spotkań biznesowych oraz konferencyjnych.
Badania przeprowadzono metodą telefoniczną (CATI) na podstawie standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo. Celem założonym przy pierwszym badaniu (2016) było rozpoznanie całości rynku przedsiębiorców z podziałem na mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa – tak aby uzyskać całościową charakterystykę rynku oraz pozyskać informacje o tym, jakie przedsiębiorstwa inwestują w konferencję oraz które organizują (i w jakim zakresie) spotkania biznesowe.
Fundamentalne pytania, jakie postawili sobie organizatorzy, podejmując decyzję o uruchomieniu projektu w roku 2016, brzmiało „Ile firm w Polsce planuje i organizuje spotkania oraz konferencje poza siedzibą swojej firmy?”.
W wyniku badań z I edycji okazało się, że tylko 3% mikroprzedsiębiorstw organizuje spotkania poza siedzibą swojej firmy. W kolejnej analizie podjęto natomiast decyzję, aby poddać badaniu te przedsiębiorstwa, które rzeczywiście w 2016 r. zadeklarowały organizację spotkań i konferencji poza swoją siedzibą. Zatem w 2017 r. w próbie znalazły się właśnie takie podmioty. Ich wielkości zostały dobrane kwotowo z zachowaniem proporcji wielkości poszczególnych typów firm. Ponad 60% badanych firm to przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 50 pracowników, co piąte z analizowanych miało ich od 51 do 250, a więcej niż jedno na dziesięć z badanych obiektów miało powyżej 250 pracowników.
Najwięcej, bo ponad 40% firm biorących udział w badaniu prowadzi działalność usługową, 3 na 10 firm zajmuje się produkcją przemysłową, co piąta handlem. W produkcji rolnej specjalizuje się 7% badanych firm.
Czynniki wpływające na wybór obiektu
Badanie pozwoliło określić m.in., jaki budżet firmy organizujące wydarzenia biznesowe faktycznie na nie przeznaczają oraz – ponieważ taka jest obiegowa opinia – czy cena pozostaje najważniejszym kryterium wyboru miejsca spotkań czy konferencji biznesowych? Czy jakość kuchni, a może standard usług wpływa na podejmowane decyzje przez organizatorów?
W wynikach badań, które zostały zaprezentowane jesienią, poszukano więc odpowiedzi na pytanie, jakie czynniki ostatecznie wpływają na wybór miejsca konferencji oraz jakie cele stawiają przed sobą firmy, organizując takie wydarzenia. Rok 2017 pokazał, że więcej niż 2 firmy na 10 organizują spotkania i konferencje dla pracowników, klientów lub kontrahentów poza siedzibą swojego obiektu. Stanowi to wynik podobny do tego z 2016 r. Badania dwóch edycji wskazały, że wraz ze wzrostem wielkości zatrudnienia następuje wzrost odsetka przedsiębiorstw, które organizują tego typu spotkania. Analiza badań dwóch edycji pozwala również stwierdzić, że w obu badanych okresach budżety i ich planowanie było na podobnym poziomie. Żadne okoliczności wewnętrzne oraz zewnętrzne nie wpłynęły na zmianę zakładanych środków finansowych i na ich wydatkowanie w badanym obszarze.
Wyniki przeprowadzonych badań pokazują, że firmy poszukują odpowiednich miejsc na organizację swoich spotkań racjonalnie i bez pośpiechu. Dla prawie 80% firm trwa to nawet kilka miesięcy – to standardowy czas, jaki planują przeznaczyć na poszukiwanie odpowiedniej lokalizacji.
Kiedy planowane są konferencje?
Wygląda także na to, że to okres podsumowań roku jest czasem, na który planowane są spotkania biznesowe. Badania potwierdzają, że to w II i IV kwartale roku organizowanych jest prawie 70% ze wszystkich konferencji. Najwięcej z nich ma miejsce w IV kwartale (wrzesień–grudzień) – w tym czasie organizuje je aż 34% z badanych firm. Miesiącami, w których organizowano więcej niż zwykle konferencji, były październik oraz grudzień.
Dla obiektu goszczącego uczestników konferencji ważne jest jednak przede wszystkim:
- Jak zbudować ofertę dla kontrahenta? Czyli na co klienci zwracają uwagę.
- Czy kluczowa jest cena, kuchnia, a może odległość od siedziby firmy?
- Jaki wpływ mają jakość świadczonych usług i opinia innych?
Najważniejszymi kryteriami dot. wyboru miejsca na konferencję czy spotkanie według badanych są trzy czynniki: cena, łatwość dojazdu oraz jakość kuchni. Dla 76% badanych cena stanowi najważniejsze kryterium. W tym roku następnym istotnym kryterium jest łatwość dojazdu, ważna dla niemal połowy badanych. Na trzeciej pozycji uplasowała się właśnie jakość kuchni, istotna prawie dla 45% badanych.
Na poziomie trzech kluczowych czynników w stosunku do roku poprzedniego nastąpiły zmiany. Na znaczeniu straciło kryterium cenowe, wzrosło natomiast znaczenie łatwości dojazdu. Zmiana ta obrazuje, jak bardzo zmienia się nasze tempo życia, jak bardzo zaczyna nam brakować czasu.
Nowe obszary badania
II edycja badań została poszerzona o nowe pytania i obszary. W tym roku badaniom poddano aspekt poznania potrzeb nie tylko organizatorów, ale także uczestników konferencji. Ciekawym wątkiem jest zatem pytanie, jakie są (oraz czy w ogóle są) rozbieżności na poziomie postrzegania organizacyjnych aspektów konferencji między opinią uczestnika a priorytetami organizatorów.
W zakresie najważniejszych czynników, które wpływają na satysfakcję uczestników konferencji/spotkania według organizatorów, są m.in. jakość kuchni, standard pokoi i łatwość dojazdu. Prawie połowa uczestników zwraca uwagę na jakość kuchni, ponad 40% za ważny uważa standard pokoi. Na kolejnym miejscu plasuje się natomiast łatwość dojazdu (39%). Najistotniejszym czynnikiem wyjazdu firmowego z perspektywy jego uczestnika jest jakość kuchni (40%), następnie bliskość natury (35%) oraz standard pokoi (34%). Uczestnicy konferencji najchętniej na wyjazd firmowy wybraliby się w miejsca będące blisko natury (tak twierdzi prawie 30%).
Jeden z czynników, który wyraźnie może podzielić opinie organizatora oraz uczestnika konferencji, to czas jej organizacji. W badaniu sprawdzono także, jakie dni tygodnia są dla jednych i drugich dobre na uczestnictwo w konferencji. Dla 50% uczestników dni tygodnia są bez znaczenia. W weekend (chętniej niż firmy) w spotkaniach służbowych uczestniczyliby pracownicy, dla 16% weekend to dobry czas na wydarzenie pracownicze, a tylko 9% firm jest gotowych na poświęcenie czasu na spotkania firmowe podczas weekendu.
Jak widać, weekend przestaje być przez uczestników konferencji utożsamiany z czasem wypoczynku. Granica ta przeciąga się już na dni zwyczajowo traktowane jako wolne. Być może nowe trendy nakreślają m.in. millenialsi (osoby urodzone pomiędzy 1980 a 2000 r.). W tym pokoleniu bowiem modne stają się podróże typu bleisure, czyli połączenie wyjazdu biznesowego z wyjazdem w celach turystycznych. Wiąże się to m.in. z preferowaniem wyjazdów biznesowych na koniec lub początek tygodnia, aby móc połączyć je z weekendem.
Zadowoleni goście stanowią dla obiektu podstawowy cel. Zaplanowanie i skoordynowanie zabiegów wszystkich osób, które zarządzają organizacją konferencji, to wprowadzenie w życie wszystkich założeń, które mogą zapewnić maksymalny komfort i najcenniejsze – pozytywne wrażenie wywiezione (poza celem biznesowym) z konferencji.
Na jakie czynniki zwracamy uwagę?
Aktualne tendencje pokazują wyraźnie, że dla organizatorów i uczestników konferencji oprócz podstawowego wyposażenia, jak tablice, multimedia, nagłośnienie, scena, przestrzeń ze światłem dziennym itp., istotne przy wyborze miejsca do organizacji konferencji są wartości dodane: możliwość elastycznej aranżacji przestrzeni, atrakcyjne, naturalne otoczenie, SPA, nowoczesny design, mnogość opcji rekreacji w hotelu. Ważnym czynnikiem jest także kuchnia, która staje się jednym z głównych determinantów wyboru.
Czy możemy zatem wybrać i wskazać finalnie czynniki, które warunkują wybór lokalizacji? Czy cena ciągle jest tak ważna, jak przy wstępnych założeniach? Co rzeczywiście wpływało na podjętą decyzję? Planując ważne, biznesowe przedsięwzięcie, po wstępnych analizach, zdefiniowaniu swoich potrzeb, analizie ofert, klienci muszą dokonać ostatecznej weryfikacji i podjąć decyzję dot. wyboru obiektu na konferencję czy spotkanie biznesowe.
W tym zakresie badania potwierdziły, że cena i bliskość/dogodny dojazd dla uczestników to dwa najważniejsze czynniki. To one decydują ostatecznie o wyborze lokalizacji.